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藝術經營管理入門筆記

首頁圖來源:junjiali
封面大圖來源:natureworks

回想剛畢業的前幾年,幾乎每一年都在換「行業」。


待過「雜誌社」,才明白「新聞」是人寫出來的,然後就不會完全相信「媒體」的報導。


從事過「房地產」,知道業者如何「點石成金」;經歷「房價泡沫」,然後體會房子「夠住就好」。


任職過實體的「食品業」、虛擬的「網路業」、連鎖的「餐飲業」、數位的「出版業」,做過「策展人」、「藝術總監」、「企業老總」,經銷代理過「食品」、「百貨」、「玩具」、「洋酒」……各式各樣的產品。
這些年來,一直在扮演「經理人」的角色。


《藝術管理講義:在美術館談管理》,是作者多年來擔任「經理人」工作的心得。與各位讀者分享一些樂觀進取的管理觀念。

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成為經理人首重心理建設

如果有心將來要成為一位「經理人」,
必須積極做好以下的「心理建設」:


一、擔當更多人的責任


更多的權限,對等是更多的責任。
以往個人只要把自己分內的工作做完,
現在則必須扛起部門工作的成敗。


二、結合更多人做事


深入觀察部門內每位部屬的特長,適材適用、分工合作。
分享工作經驗給部屬,讓全部門能更有效率的工作。


三、和更多人做溝通


當上主管不僅要對部屬疏導、平級協調,更是隨時向上溝通,
主管溝通的層面和級距都加大了,必須提升溝通的技巧和耐性。


四、當更多人的表率


一位好的主管是一家公司的典範。對內是部門的標竿,對外是公司的形象。
而當主管「品德」至關重要。


五、更多自我的突破


部屬有提出問題、請求支援的權利,主管則必須要有解決問題的能力與義務。因此「經理人」得經常面對自己沒做過的事,要隨時做更多自我的提升。

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經理人是溝通的橋樑

我當「老總」的日子,常把辦公室當成咖啡館。


經常下班前一個小時,讓公司飄散一股濃郁的咖啡香。



這種不定期舉辦的「Free Talk」自由交談,


讓員工在咖啡香中,輕輕鬆鬆地暢所欲言、自然溝通。


辦公室「溝通」,


可以是由上而下,主管找與部屬;


也可以是部門與部門之間;


更應該鼓勵是由下對上,讓部屬主動找主管溝通。


「溝通」,如同人體血脈,應該保持暢通無阻。


良好的溝通,促進上下交流,平行互通,讓機構的各項任務,能夠更有效地運行。


提供幾種基本的溝通方式如下:


一、有效的會議


各種例行會議是正式溝通的主要管道。


「不為開會而開會」,從週會、月會、協調會、說明會……都必須妥善規劃;除了明確時間、地點、與會人員、議程之外,更要有會前書面資料。


每次開會是為了協調溝通與解決問題。


二、書面報告


文字資料要綱舉目張、條理分明。其中「簽呈」的使用是書面交流最重要的一環。如何簡潔有效地撰寫一份「簽呈」,應該列入新進人員訓練課程內容。
 

三、善用電子郵件


各種制度宣傳、部門公告、例行規定、開會通知,乃至於教育訓練開課時間,及時有效地發送到相關人員的郵箱,並要求養成「閱後回函」的習慣。



「溝通」不是妥協,是一份尊重與助力。


通過有效的溝通,讓每位員工之間,搭起一座相互理解的橋樑。


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培育人才,激勵代替管理

身為管理者,不要怕部屬能力比你強,不要怕授權、不要怕擔責任、不要怕新嘗試。



身為「經理人」時,
在用人的選擇上,特別看重兩點:



一、個人「品格道德」沒有問題?


二、對應徵的工作,是否具備極大的興趣與熱忱?



誠實、熱情、勇敢和樂觀進取,
都是良好的「品格」。惟有一群具有良好「品格」的成員,才能讓團隊不斷地全面「興利」,而不是處處「防弊」。

曾經領導過一家「洋行」,專門經銷代理國內外商品的銷售。



那時引進一套專業的銷售訓練教材,結合國內實際情況加以調整改編。



新進的業務同仁在訓練課程的第一天,


被要求寫下自己的名字,並發誓;


「這輩子要全心全意的愛這個人,並努力幫助他成功。」



那是很嚴格的一套銷售訓練,結合實際工作的進行,會有一連串體力、智力與耐力的磨練。



銷售人員課程是分級漸進的。


從最基本「業務人員的一天」開始,讓新進人員清楚了解一天的工作內容:從上午八點到下午五點半,需要填寫哪些表格,需要完成那些銷售動作。


接下來的三個月,會經過被稱為「加速成長」的密集訓練;


因為在這將近一百個工作天裡,他會拜訪近百家的商店,面對不同身份的客戶(消費者、售貨員、組長、經理……),解決千百樣的問題。



只要全心投入,通過這三個月的考驗,一定可以成為商品銷售專家。


與此同時,銷售業績被明確的訂定。


根據統計,經過培訓之後,確實執行這些業務動作,幾乎都能達成目標。



這套改良後的銷售教材,印證培訓的基本觀點,那就是:


「銷售人員必須從『愛自己』做起。


因為唯有真誠的『自愛』,才會更懂得自我經營,並期許自己成功。」


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也要注意外部單位配合


經常把事情「做了」,
但是卻沒有「做成」。
原因來自「外單位」。舉例來說:
一項展覽涉及的環節,包含:


策展、邀請、徵集、運輸、儲放、佈展、保險、保全、開幕、宣傳、研討會、導覽、銷售、撤展、包裝、最後展品安全送回。


在這一連串的工作進行中,涉及很多「外來單位」及個人,因此必須有效的整合,要多付出一份心力在「外向管理」事務上。



對於這些經常往來的對象,可能是裝裱、運送、包裝、保險等協力廠商,也包含協助宣傳的廣告媒體與新聞界友人,甚至是相關的各級政府機關;需要研擬一套「標準作業程序」,輔助對方「配合」團隊的步調,才能讓每一次的活動圓滿成功。


有效的「外向管理」,才能保證「使命必達」。

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時間管理是自我突破的第一步

在有限的時間,把工作做的更多更好,這就是「效率」。



有效的時間管理,能夠增進工作效率。


以下準則,有助於掌握時間、提高效率:


準則一:將工作做不同等級的區分

把工作性質拉出兩項評估的基準:是否「重要」?是否「緊急」?


接下來安排工作優先的順序,應先做重要而緊急,再做重要的工作。


準則二:每天上班前填寫工作計畫表

擬定一份「工作細項表」,詳列今天要完成的事與明天待辦事,每天在上班前清楚知道有哪些事要做,避免陷入一天的「忙亂」之中。


將同性質的工作集中處理,比如:安排一段時間統一打電話,撰寫回函或者填寫表格。


準則三:將資料分類、歸檔

有效將資料歸檔有助於提高工作效率,利用不同顏色標示;


定期將過期資料刪除,避免被自己給資料淹沒。


準則四:善用輔助工具

與人洽談一定帶一本小本子做記錄,


交付工作或請他人幫忙一定寫「工作備忘錄」,


這些都是避免自己或同事遺忘的輔助方法,減輕記憶的負擔。


準則五:召開有意義的會談

當工作涉及多人或跨部門時,不妨召開會議。


會前,要讓與會者了解議題內容,並準備發言。每次開會從通知、到議程進行,都應妥為規劃。


開會一定要有結論,做成會議記錄,並落實後續追蹤工作。



最後提供對「時間管理」的省思:



莫遺漏重要而緊急的事。


莫為不重要而緊急的事忙亂。


莫浪費時間在不重要且不緊急的事。
 

【小結:雖然藝術本身帶有相當深的感性氣息,然而想要規劃或管理好一場藝術展覽,卻需要具備一顆理智的頭腦,這點和企業管理絕無二致。因此,如何從每次管理經驗中吸取教訓,提升自我能力,是每位職場江湖人都應該學習思考的。】

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